De strategie van de map

Een tijd geleden schreef ik hier over mijn bureausetup. Dat ik nog wat zou vertellen over mijn outlook-indeling vertelde ik er toen bij.

Vroeger had ik de gewoonte om mails in mappen te steken. Online communicatie. Website, nieuwsbrief, social media. Offline communicatie. Flyer, folder, affiche. Praktische dingen. Belangrijke documenten. Restfractie. Want daar moest ik dan ook ergens mee heen. Dat werkt niet. Niet voor mij.

De boomstructuur werd, ondanks de korte periode van projecten vaak ongelofelijk ingewikkeld. De spreekwoordelijke kat zoekt nog steeds nog naar een paar jongen in mijn voormalige mailboxen.

Mensen die gmail of Google apps gebruiken op de manier waarop dat aan te bevelen is, kennen de archiefknop. Exchange en bij uitbreiding Outlook hebben dat niet, die functie. Dus heb ik één map en die heet Archief. Behandelde mails komen daarin.

Daaronder heb ik een aantal tijdelijke mappen. Een wedstrijd. Een verzamelmap voor mails aan ons webbureau die best gebundeld kunnen worden. De onderwerpen voor de tweewekelijkse nieuwsbrief. Als de integratie van Remember The Milk met Outlook for Mac er ooit eens komt, kunnen die er vermoedelijk ook gedeeltelijk uit.

Het moet gezegd: voor mij werkt dat een stuk gemakkelijker. Ik verlies geen tijd met een orde scheppen die ik me de volgende dag niet kan herinneren of waarvan ik de logica de volgende week in twijfel trek. Omdat ik nogal van woorden ben, herinner ik me vaak specifieke dingen die in specifieke mails. De zoekfunctie op Mac doet de rest.

Dat dat toch niet gemakkelijk kan zijn en dat jij toch… tututututut, het is wetenschappelijk bewezen dat het beter is zo. Veel succes.

5 Comments

  1. Ken je Evernote? Ik vind die mail-to-evernote-functie ideaal voor mails waarvan ik weet dat ik ze nog eens nodig ga hebben, bijvoorbeeld als naslagwerk (zoals mails met technische gegevens of de mail die het secretariaat uitstuurt met de procedure om verlof op te nemen) en als verzamelbak voor bijvoorbeeld die nieuwsbriefonderwerpen. Click Forward, to Evernote (ik heb mijn specifieke Evernote-adres natuurlijk in mijn adressenboek), enkele tags toevoegen in de subjectregel, en klaar.

      1. Bekijk dan ook eens zendone.com zou ik zeggen. Prachtige integratie van GTD en Evernote. Momenteel in betafase, je kunt via Twitter wel eens aandringen bij hen voor een invite….;-)

        bye bye Omnifocus…

        D.

        PS En het boekje Evernote Essentials, kende je dat al? Een aanrader om op weg te geraken met de vele functionaliteiten van Evernote http://goo.gl/AUb8b (affiliate link)

  2. Ik ben dan toch de ander outlook-gebruiker. Doordat ik in totaal een goede 30 klanten ondersteun, hou ik me aan een uitgebreide folderstructuur, waar alles gegroepeerd is en ik op 1min. tijd de juiste mail kan terugvinden.

    Ik ben geen telefoon-fan en hou mijn zakelijke communicatie ook liefst per mail, daar er dan ook een geschreven bewijs is van afspraken, todo’s,…

    De inbox zijn nog de kritieke mails, die ik moet behandelen of opvolgen en die breng ik steeds terug tot een 20-30tal.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.